Как все успевать? Лучшие советы для оптимизации времени.

Как все успевать?
Время чтения: 5 мин.

У большинства современных людей темп жизни настолько перенасыщен, что за периодами продуктивной активности постоянно приходят нервные срывы, хроническая усталость и прочие симптомы, выбивающие из колеи. Естественно, психология и смежные с ней науки занимаются этой проблемой, но универсального рецепта пока не существует.

Сегодня мы поговорим о том, где найти «двадцать пятый» час для более гармоничной и полноценной жизни, в которой не будет места сильному стрессу постоянного «неуспевания». Так же дадим лучшие советы для оптимизации времени.

Умение все успевать не дается от природы, хотя все мы встречаем иногда исключительно расторопных людей. Но и в их случае речь идет о правильном и разумном планировании событий во времени, пусть это им дается и немного легче, чем большинству.

Научиться работать и жить так, чтобы дела не «слипались в ком» и не было постоянного чувства тревоги, несомненно, можно, нужно лишь подойти к этой задаче системно и не выпускать из виду важных аспектов. Сегодня мы поделимся такими ценными рекомендациями от отечественных психологов и специалистов по таймменеджменту.

Записывайте задачи

В этом утверждении нет ничего нового и «прорывного», но поступают таким образом единицы. А ведь с учетом современных возможностей, включая приложения в смартфонах, синхронизацию, напоминалки и прочее подобное, записывать свои задачи очень легко.

Попробуйте составлять такой перечень в конце дня (лучше не перед самым отходом ко сну). Для начала психологи рекомендуют вписывать даже самые мелкие и незначительные пункты, вроде чистки зубов или покупки газеты. Отмечайте потом выполнение простым «тычком» по экрану смартфона, постепенно сокращая количество пунктов. Это имеет незаметный, но достаточно мощный психологический эффект наглядности результатов и законченности процесса.

Проведите в таком режиме одну неделю, проанализируйте, сопоставьте, благо в современных приложениях есть хорошие инструменты вроде инфографики. Это позволит понять структуру дня и всей недели, оценить важность и трудоемкость ее элементов, выделить слабые и сильные стороны. Затем время составления списка дел можно при желании сдвинуть на утро и не делать его слишком подробным, концентрируясь только на ключевых точках.

Дефицит времени создают не только «просроченные» задачи, но и затянутое эмоциональное переживание уже выполненных, с чем прекрасно справляется отметка в списке.

Планы должны быть реальными

На второй-третьей неделе анализа своего «делового списка» придет понимание реальной картины ваших возможностей. День по определению не может быть бесконечным, и все желаемое в него не впихнуть. Эмоционально не очень приятно видеть неотмеченные галочкой пункты, что подвигнет к более реалистичному пониманию «временной ткани». Например, ваш усредненный рабочий день предполагает решение 10-15 вопросов, и больше никак не получается.

Придется скорректировать планы, выстроить задачи в более долгосрочной перспективе, чтобы на день не попадало 25-30 априори нереальных пунктов списка. Это позволит разгрузить себя не только в деловом плане, но и в психологическом, когда вам больше не нужно прыгать выше своей головы прилагая сверхусилия без видимого результата.

Планы должны быть реальными
Планы должны быть реальными

Задачи можно и нужно делегировать

Одна из базовых причин «хронического неуспевания» заключается в недостаточно высокой оценке своего времени. То есть, вы можете придавать чрезмерное значение неким внешним факторам вроде приятельских отношений с коллегами, помощь новичкам, собственной репутации как отзывчивого человека. Это все отличные качества, если они реализуются в разумных пределах без ущерба основному. Делать какие-либо дела за других нередко является симптомом неуверенности, подсознательной боязни, что твою активность не оценят должным образом.

Вырваться из этого порочного круга можно, избавившись от «ложной ответственности». Приведем простой пример из домашней жизни: ребенок уже в подростковом возрасте, нужно разрешить ему выбирать и покупать повседневную одежду, школьные принадлежности, рюкзак и тому подобное.

Пусть в вашей зоне контроля останутся только важные траты, вроде приобретения ноутбука и гаджетов, зимней обуви и куртки, мебели и т.п. Используя этот принцип делегирования нужно составить список «дел-кандидатов» на вычеркивание. Как правило, в этом перечне окажется две-три особенно трудоемких задачи, забирающих также немало эмоций.

В профессиональном плане это проделать немного труднее, но тоже стоит попробовать. Попросите помощи коллег в самом трудном для вас аспекте работы, предложив взамен нечто подобное. Да, нужно быть изначально готовым к тому, что как дома, так и на работе все привыкли к вашей исключительной работоспособности и могут подобные просьбы воспринять с удивлением. Но все это зачастую преодолевается с помощью шутки или разговора по душам, ведь изменить устоявшийся порядок в ваших интересах! Это требует определенного мужества и смелости, но и конечный результат того стоит (особенно это касается «домашних реформ»).

Разумные приоритеты

При всей очевидности и понятности этого пункта, применить его на практике бывает непросто. Список, несомненно, облегчит анализ приоритетных задач и поможет выбросить за борт явно отвлекающие мелочи, но сама суть путаницы остается.

Чтобы этот процесс был более эффективным, специалисты в таймменеджменте рекомендуют разделять свой задачный список на четыре группы:

  • неотложные,
  • срочные,
  • чуть менее срочные
  • почти неважные, но в целом нужные дела.

В идеале их нужно исполнять именно в таком порядке, но с опытом приходит еще один аспект — ощущение собственного эмоционального тонуса. С поправкой на него можно варьировать «деловой темп», отвлекаясь на полезные мелочи, не теряя из виду большие цели.

Приоритеты важности дел
Приоритеты важности дел

Делаем качественно

Выполнение дел по списку «в поисках двадцать пятого часа» может привести к некоторой небрежности, лишь бы быстрее отделаться и поставить вожделенную галочку. Это вполне логичное и психологически обоснованное чувство нужно преодолеть. На словах данное утверждение объяснить непросто, но это напрямую связано с расстановкой приоритетов и пониманием своих истинных потребностей.

Лучше записать в свой смартфон не дежурные 15, а например, 10 дел, но выполнить их, что называется на полную катушку. Это парадоксальным образом разгружает список на будущие дни, закрепляя установку на качество в нашей психике.

Дорожить временем

Если вы замечаете себя за постоянной проверкой рабочей и личной почты, листанием лент социальных сетей и постоянным желанием сходить с коллегами на перекур с чашечкой кофе, то это тревожный симптом. Помимо «общей прокрастинации», с которой каждый взрослый человек, так или иначе, умеет справляться, легкомысленное отношение к рабочему времени рождает глубокое недовольство собой на подсознательном уровне.

Заметили симптомы — скажите себе «стоп» и принимайтесь за дела тут и сейчас. Реакция увиливания от задач означает, что вы все-таки понимаете их важность и первостепенность, но стараетесь вытеснить за грань сознания. В этом факте нет ничего однозначно «криминального», ведь психика человека многомерна и сложна, но в контексте управления временем необходимо научиться технике быстрого и волевого включения в борьбу при малейшем осознании нужности. Бывает, такая «ситуация откладывания» закрепляется в наборе деловых качеств и избавиться от нее самостоятельно не получается — в этом случае на помощь придет психолог, благо эффективных методик существует немало.

Дробление задач

И последняя рекомендация — разделяйте сложные дела на некие отрезки. Всем нам знакомо чувство тревоги и волнения в начале нового проекта, когда объем предстоящей работы колоссален, а результат не очевиден. Бывает, что недостает даже сил включиться в работу на полную, и мы раз за разом проделываем подготовительные манипуляции, советуемся, читаем не особенно нужные статьи «по теме».

Чтобы не попасть в эту ловушку и освободить сознание от тревоги, нужно в начале пути разделить работу на мелкие отрезки (например, сделать звонок или написать пару имейлов), и в конце каждого такого этапа себя вознаграждать, например, чашечкой кофе и перекуром. Разбивание большой задачи на множество малых не только позволит найти тот самый «двадцать пятый час», но и избавит от тревоги, возродив веру в собственную компетентность.

Вот еще посмотрите лайфхаки как все успеть в течении дня:

Спасибо что дочитали до конца, напишите в комментариях, какой совет вам помогает больше всего?

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *